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Tenue des réunions dans les sociétés et autres personnes morales
29/09/2020

CONTEXTE

Alors que la pandémie de coronavirus continue à avoir un impact sur la bonne gouvernance des sociétés et autres entités juridiques, le projet de loi 7673 (le Projet de Loi) propose l'extension des mesures permettant aux sociétés et entités juridiques qui y sont énumérées de tenir leurs assemblées générales et autres réunions nécessaires sans présence physique.
Ces mesures initialement prévues par le Règlement Grand-Ducal du 20 mars 2020 (le Règlement) introduisant des mesures relatives à la tenue des assemblées dans les sociétés et autres personnes morales ont été prolongées par la loi du 20 juin 2020 (la Loi de Juin) (le Règlement et la Loi de Juin sont collectivement dénommés les Lois Sociétés Covid).
Considérant que les effets de la Loi de Juin se seraient estompés au 30 septembre 2020, il était donc primordial de prévoir l'extension des mesures visées. Ainsi, le Projet de Loi a été adopté le 22 septembre 2020.

SURVOL RAPIDE

Les règles relatives à la convocation et à la tenue des assemblées des organes de société ainsi que des assemblées générales des actionnaires sont prévues par la loi du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales, telle que modifiée, ainsi que par la loi du 24 mai 2011 sur l'exercice de certains droits des actionnaires lors des assemblées générales des sociétés cotées (les Lois).
Pour diverses raisons, notamment pour de substance ou de bonne gouvernance, la tenue d'assemblées physiques était la règle et, dans des cas limités seulement, prévus par les Lois et moyennant des dispositions spécifiques nécessaires dans les statuts des sociétés, la possibilité était donnée de tenir des réunions par vidéoconférence ou d'autres moyens similaires. 
La situation sanitaire actuelle et les mesures qui ont été décidées par le gouvernement justifient le maintien de la possibilité susmentionnée pour les sociétés et autres entités juridiques de tenir leurs réunions sans présence physique. Toutefois, ce droit doit être prévu par la loi, car une société qui tiendrait une assemblée générale par vidéoconférence ou par des résolutions écrites alors que les statuts ne prévoient pas cette option risque d'exposer ses administrateurs ou ses dirigeants à une responsabilité pour violation des statuts ou de la loi. Il était donc essentiel d'assurer la sécurité juridique par l’intervention législative.

LA LOI DU 23 SEPTEMBRE 2020 

Suite à l'adoption du Projet de Loi, la loi du 23 septembre 2020 prolonge les mesures prises par les Lois Sociétés Covid.
Cela signifie qu'une société peut, même en l'absence de toute disposition en ce sens dans les statuts, quel que soit le nombre de participants à son assemblée générale, tenir toute assemblée générale sans réunion physique et peut exiger de ses actionnaires ou membres et autres participants à l'assemblée qu'ils assistent à cette réunion et exercent leurs droits: (1) par vote à distance par écrit ou sous forme électronique permettant leur identification, à condition que le texte intégral des résolutions ou des décisions à prendre ait été publié ou leur ait été dûment transmis ; ou (2) par visioconférence ou par d'autres moyens de télécommunication permettant leur identification.
Un actionnaire peut décider de participer à l'assemblée générale et d'exercer ses droits par l'intermédiaire d'un mandataire désigné par la société. Toutefois, dans le cas où un actionnaire désignerait un mandataire autre que celui désigné par la société, ce mandataire ne peut être autorisé à participer à l'assemblée que dans les formes prévues aux points (1) et (2) ci-dessus.
Par souci de sécurité, la loi du 23 septembre 2020 prévoit expressément que les actionnaires participant par ce moyen sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité à cette assemblée générale.
Ces règles s'appliquent également à l'assemblée générale des obligataires.

CONSEILS D’ADMINISTRATION

Dans la même logique, nonobstant toute disposition contraire des statuts et sans que les statuts soient tenus d'en prévoir la possibilité, les conseils d'administration et autres organes de toute société peuvent tenir leurs réunions sans réunion physique: (i) par voie de résolution circulaire écrite; ou (ii) par visioconférence ou autres moyens de télécommunication permettant l'identification des membres de l'organe social participant à la réunion.
Là encore, les membres de ces organes participant par ces moyens sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité.

ABROGATION

La loi du 20 juin 2020 prolongeant les mesures relatives à la tenue de réunions dans les sociétés et autres entités juridiques est abrogée.

ENTREE EN VIGUEUR

La loi du 23 septembre 2020 entrera en vigueur le 1er octobre 2020 et restera en vigueur jusqu'au 31 décembre 2020 inclus.

Voir aussi : Bonn Steichen & Partners ( Mr. Pierre-Alexandre Degehet )

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